Wachstumschancengesetz Zukunft trifft Pflicht. Die E-Rechnung kommt ab 2025.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurden viele Veränderungen eingeleitet. Eine Änderung, die unseren Geschäftsverkehr in Deutschland wahrscheinlich grundlegend erneuern und für die kommenden Jahre prägen wird ist die Einführung der elektronischen Rechnung. Was zunächst wie eine lästige, bürokratische Pflicht klingt, bietet in der Praxis aber tatsächlich Chancen, die Effizienz zu steigern.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für inländische Unternehmen schrittweise zur Pflicht. Zwar gibt es für Rechnungsaussteller Übergangsfristen, für Rechnungsempfänger hingegen ist dieser Stichtag verpflichtend, so dass im B2B-Bereich dann bereits elektronische Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen. Diese Neuerung betrifft alle Unternehmen, die ihren Sitz oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben.

Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nur für den sogenannten B2B-Bereich (Business-to-Business), für Umsätze also die zwischen Unternehmen getätigt werden, die in Deutschland ansässig sind. Dies betrifft auch Kleinunternehmer und umsatzsteuerfreie Lieferungen sowie Leistungen. Von der Regelung ausgeschlossen sind Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro. Damit sind auch Vermieter von der Regelung betroffen, die gegenüber ihren Mietern Umsatzsteuer ausweisen.

Aufgrund des Umstellungsaufwandes hat der Gesetzgeber einige Übergangsregelungen vorgesehen: Vom 01.01.2025 bis zum 31.12.2026 dürfen Rechnungen in der bisherigen Form weiterhin ausgestellt werden – allerdings nur mit der Zustimmung des Empfängers. Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro gibt es bis Ende 2027 zusätzliche Übergangsregelungen. Ab dem 01.01.2028 ist aber Schluss mit den Ausnahmen – ab dann ist die Nutzung der E-Rechnung für alle Unternehmen verbindlich.

Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.

Damit eine Rechnung die Vorgaben einer elektronischen Rechnung erfüllt, muss sie in einem strukturierten Format ausgestellt werden und dem Standard EN 16931 entsprechen. Diese strukturierte Übermittlung ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung. Anerkannte und in Deutschland bereits genutzte Formate sind ZUG-FerD (Version 2.0.1 und höher) und die XRechnung. In beiden Formaten werden die strukturierten Rechnungsinformationen mittels XML-Anteil übermittelt. Hybride Rechnungsformate, zu denen auch das ZUGFeRD-Format zählt, zeichnen sich dadurch aus, dass sie neben den strukturierten Daten auch einen visuellen Part (z.B. mittels PDF) aufweisen, der für das menschliche Auge lesbar ist. Bestehende Verfahren zum elektronischen Datenaustausch (EDI – Electronic Data Interchange) können weiterhin eingesetzt werden, wenn diese mit dem EN 16931 Standard konform sind. Bei all den Möglichkeiten bleibt eines bestehen: Die inhaltlichen Angaben, die eine Rechnung aufweisen muss, um von den Finanzverwaltungen als ordnungsgemäße Rechnung anerkannt zu werden.

Jetzt aktiv werden und frühzeitig handeln.

Auch wenn die E-Rechnungspflicht zunächst vor allem die Rechnungsempfänger betrifft, ist es ratsam, sich rechtzeitig mit den neuen Prozessen vertraut zu machen. Was genau jetzt zu tun ist:

IT-Infrastruktur prüfen: 

Als Unternehmer müssen Sie sicherstellen, dass E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 in allen zulässigen Formaten sichtbar sind und in der Buchhaltung verarbeitet werden können. Dabei sollten Sie sich nicht auf die kostenfreie Lösung der Finanzverwaltung verlassen. Ein XML-Reader allein reicht möglicherweise auch nicht aus, da wichtige Schritte, wie der Export für die Verbuchung, meist schwer abbildbar sind. Stattdessen sollten Sie Ihr Rechnungsprogramm oder ERP-System um eine passende Erweiterung ergänzen. Viele Programme bieten bereits Exporte in gängige Formate an, und die DATEV eG plant, ihre „DATEV E-Rechnungsschreibung“ als Cloud-Lösung bereitzustellen, unabhängig von anderer DATEV-Software.

Prozesse anpassen, dokumentieren und Mitarbeiter schulen:

Informieren Sie Ihr Team rechtzeitig und bereiten Sie es auf den Umgang mit der E-Rechnung und die damit verbundenen Prozesse vor. Nutzen Sie die Möglichkeit Ihren Workflow zu überdenken, gegebenenfalls zu optimieren und diesen rechtssicher in Verfahrensdokumentationen nach GoBD festzuhalten.

Kommunikation mit Geschäftspartnern: 

Informieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden. Stellen Sie sicher, dass diese entsprechend vorbereitet sind und die Rechnungen in Ihren Workflow integriert werden können.

Lästige Pflicht oder die Chance auf mehr Effizienz?

Dieser Schritt zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs in Deutschland mag zunächst wie eine lästige Pflicht wirken. Bei genauer Betrachtung bietet diese Umstellung aber das Potenzial, Workflows anzupassen und ohne Medienbruch effizienter zu gestalten. So ermöglichen elektronische Rechnungen eine schnellere Bearbeitung und verkürzen die Zahlungswege. Die Umstellung auf einen papierlosen Versand schont die Umwelt und senkt Druck-, Versand- und Lagerkosten. Zudem erleichtert die E-Rechnung die Archivierung und gewährleistet eine lückenlose Dokumentation.